Politiques d’approvisionnement

Approuvée par : Conseils d’administration
Approuvé le : 15 février 2022
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1.0 Contexte

Le but de Circular Materials est de :

« Concevoir, acheter, fournir et superviser les services dont les producteurs ont besoin pour s’acquitter de leurs obligations en vertu des réglementations sur la responsabilité des producteurs et rendre les matériaux disponibles pour une utilisation dans l’économie circulaire. »

À ce titre, Circular Materials (CM) fonctionne comme un agent d’achat de services de chaîne d’approvisionnement et d’administration pour la collecte et la gestion des matériaux désignés en vertu du règlement 391/21 de l’Ontario sur les boîtes bleues, de la partie 5.3 du Nouveau-Brunswick sur l’emballage et le papier des matériaux désignés – Loi sur l’assainissement de l’environnement et d’autres règlements sur la responsabilité des producteurs.

La façon dont CM mène les achats et l’administration des services achetés aura un effet direct sur la façon dont les marchés concurrentiels pour la collecte, le traitement et le recyclage en aval sont soutenus et encouragés et sur l’efficacité avec laquelle CM pourra tirer de la valeur de ces marchés en matière de qualité, de fiabilité, d’innovation et de prix.

2.0 Principes d’approvisionnement

CM adhère aux principes d’approvisionnement suivants :

L’accès aux vendeurs qualifiés pour concourir sera ouvert. Le processus d’approvisionnement sera mené de manière équitable et transparente, en offrant un traitement égal à Access sera géographiquement neutre au Canada.
L’achat de biens et de services sera géré de manière responsable et efficace grâce à des structures organisationnelles, des systèmes, des politiques et des procédures appropriés.
Les conflits d’intérêts, réels, potentiels et apparents, seront évités au cours de la procédure de passation de marchés et des activités qui en découlent. Tout conflit d’intérêts réel, potentiel et apparent sera déclaré au conseil d’administration avant de s’engager dans une activité de passation de marchés.
Les relations qui créent une dépendance perpétuelle à l’égard d’un fournisseur particulier pour tout type de travail seront examinées chaque année.

3.0 Promouvoir la concurrence et assurer l’équité du marché

La promotion de marchés ouvertement compétitifs, collaboratifs et équitables implique :

D’établir des pratiques d’approvisionnement, de paiement et des pratiques administratives connexes qui ne restreignent pas indûment les marchés concurrentiels pour les services de collecte et de gestion;
De traiter le marché de manière non discriminatoire et équitable en appliquant des politiques, des règles et des procédures transparentes et accessibles à tous les participants au marché engagés par CM dans le cadre de ses activités d’approvisionnement et d’administration.

4.0 Approvisionnement, paiements et pratiques administratives connexes

Pour garantir la préservation de ces marchés compétitifs, CM va :

Utiliser les pratiques d’approvisionnement pour obtenir des services auprès des fournisseurs de services d’une manière qui respecte la Loi sur la concurrence du Canada et d’autres pratiques et procédures établies conçues pour assurer un approvisionnement concurrentiel.¹. Ces pratiques et procédures comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Concevoir des processus de passation de marchés (c’est-à-dire émettre, mettre à jour, clarifier, évaluer et attribuer) en suivant les pratiques exemplaires,
- Maximiser la participation des soumissionnaires en rendant les documents de passation de marché largement disponibles et en prévoyant des délais de soumission raisonnables,
- Établir les normes de qualification nécessaires pour atteindre, sans les dépasser arbitrairement, les objectifs fixés dans les règlements sur la responsabilité des producteurs et répondre aux besoins commerciaux des producteurs,
- Définir clairement les exigences et les normes de performance,
- Réduire les possibilités de communication entre les soumissionnaires concurrents,
- Choisir soigneusement les critères d’évaluation et d’attribution des contrats.
S’assurer que, lorsque les municipalités agissent en tant que gestionnaires de contrats de collecte, les exigences pro forma de CM pour assurer un approvisionnement concurrentiel pour les services de collecte sont utilisées comme l’approvisionnement.
Veiller à ce que le regroupement des zones géographiques aux fins de l’acquisition de services de collecte permette de concilier les intérêts des économies d’échelle et la nécessité de préserver la compétitivité.
Veiller à ce que la passation de marchés pour les services de post-collecte permette d’équilibrer la nécessité de créer un environnement stable à long terme pour que les prestataires de services investissent dans les infrastructures de recyclage et la nécessité de maintenir le dynamisme des marchés du recyclage;
Veiller à ce que, lorsque le MMC ou ses agents utilisent une rémunération fondée sur des incitations, celles-ci soient accessibles à tout prestataire de services qualifié dans le ou les secteurs qui fournissent le service².
S’assurer que les fournisseurs retenus s’engagent à respecter le code de conduite des fournisseurs de CM qui fait partie des documents d’achat et des fournisseurs.

5.0 Politiques, règles et procédures relatives aux pratiques

MC établira des règles, des procédures et des pratiques administratives non discriminatoires (pour qualifier les prestataires de services, enregistrer les parties, exiger des rapports, effectuer des paiements, etc.) afin que les obstacles administratifs à la concurrence soient réduits au minimum³.

Plus particulièrement, CM :

s’assurera qu’il n’y a pas de clause de droits exclusifs pour un fournisseur de fournir des biens ou des services autres que ceux obtenus par voie concurrentielle;
maintiendra la capacité des prestataires de services de collecte et de post-collecte à faire face à la concurrence en :
- Créant les conditions permettant aux prestataires de services de fixer les prix des biens ou des services par le biais de marchés publics concurrentiels,
- Ne limitant pas la liberté des prestataires de services de faire de la publicité ou de commercialiser leurs biens ou services qui ne sont pas liés aux services fournis à CM,
- Ne fixant pas de normes de performance qui soient discriminatoires et qui augmentent sensiblement les coûts de certains fournisseurs de services par rapport à d’autres (notamment en traitant les opérateurs historiques différemment des nouveaux entrants),
- Réduisant le plus possible les prolongations de contrat pour les fournisseurs de services municipaux lorsque ces contrats sont attribués à CM en prenant en considération l’évitement des interruptions de service⁴,
- Ne réduisant pas l’incitation des prestataires de services à se faire concurrence en exigeant ou en encourageant la publication d’informations sur les prix, les ventes ou les coûts des promoteurs.

¹Par exemple Concurrence et marchés publics – Principales constatations. Organisation de coopération et de développement économique (OCDE) 2011 et Lignes directrices pour lutter contre le trucage des offres dans les marchés publics , Direction des affaires financières et des entreprises, Comité de la concurrence OCDE 2009.
² Par exemple, lorsque les municipalités fournissent des services qui ne sont pas fournis par le secteur privé, à moins qu’ils ne soient sous contrat avec les municipalités.
³ Adapté de la Trousse à outils d’évaluation de l’OCDE.
⁴ Par exemple, si le délai de livraison des camions de collecte dépasse la date d’expiration naturelle du contrat de collecte.