Politique de protection de la vie privée

Circular Materials
Politique de protection de la vie privée
Version 1.0 (21 juillet 2021)

L’ENGAGEMENT DE CIRCULAR MATERIALS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Circular Materials s’engage à respecter votre vie privée et à la protéger en se conformant à la présente politique de confidentialité (« Politique de protection de la vie privée »). Circular Materials a élaboré cette politique de confidentialité conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à d’autres lois pertinentes sur la confidentialité. La présente politique de protection de la vie privée explique comment Circular Materials (« nous », « notre » et « nos ») recueille et utilise vos informations et s’applique à tous ceux qui utilisent notre site Web ou d’autres services électroniques, ou tout site Web individuel, spécifique à un partenaire commercial, spécifique à un commerçant, spécifique à une ville ou à une autre région que nous proposons et qui renvoie à la présente politique de protection de la vie privée ou y fait référence (collectivement, le « Site »), y compris dans le cas où vous recevez des communications électroniques de notre part.

Veuillez lire attentivement cette politique et la revoir périodiquement pour prendre connaissance de ses mises à jour. En visitant ou en utilisant le site, vous consentez expressément à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément à la présente politique de protection de la vie privée. Si vous n’êtes pas d’accord avec les pratiques décrites dans la présente politique, veuillez ne pas nous fournir vos renseignements personnels et ne pas interagir avec le site.

I. CHAMP D’APPLICATION

La présente politique de protection de la vie privée s’applique à tous les renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués par Circular Materials auprès des utilisateurs de notre Site (« Utilisateurs »), y compris vous. « Informations personnelles » ou « renseignements personnels » : toute information, sous quelque forme que ce soit, qui identifie ou peut identifier un individu ou qui pourrait être combinée à d’autres informations pour identifier un individu.

Cette politique s’applique aussi aux informations qui vous concernent, mais qui ne vous identifient pas individuellement, comme décrite ci-dessous.

II. RESPONSABILITÉ

Circular Materials est responsable des renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle. Circular Materials doit faire connaître, sur demande, le titre de la ou des personnes désignées pour superviser le respect par Circular Materials de la présente politique.

Circular Materials est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements transférés à un tiers pour leur traitement. Circular Materials utilisera des moyens contractuels ou autres pour assurer un niveau de protection comparable pendant que les informations sont traitées par un tiers.

Circular Materials doit mettre en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet à ces principes, notamment :

• Mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;
• Établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y répondre;
• Former le personnel et lui communiquer des informations sur les politiques et les pratiques de l’organisation; 
• Créer des documents pour expliquer les politiques et procédures de l’organisation.

III. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous, Circular Materials, collectons comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• demande d’informations supplémentaires sur nos services ou notre organisme, ou demande de prise de contact avec vous;
• utilisation de nos services en tant que client;
• réception de l’assistance à la clientèle; 
• commentaire ou contribution sur notre site Web.

Les catégories de renseignements personnels que vous fournissez peuvent inclure :

• le prénom et le nom de famille;
• le titre du poste et le nom de l’entreprise;
• le courriel;
• le numéro de téléphone;
• l’adresse postale;
• la catégorie ou le type d’organisation pour laquelle vous travaillez;
• tout autre identifiant nous permettant d’entrer en contact avec vous.

Renseignements non personnels

Nous recueillons des renseignements non personnels (« RNP ») sur les utilisateurs lorsqu’ils interagissent avec le site ou utilisent nos services. Par exemple, les RNP peuvent inclure, sans s’y limiter, le nom du navigateur, le type d’ordinateur ou d’appareil, et des informations techniques sur les moyens utilisés par l’utilisateur pour se connecter au site, comme le système d’exploitation, le fournisseur d’accès à Internet utilisé et les informations sur le réseau mobile. Voir la section ci-dessous intitulée « Comment collectons-nous, utilisons-nous et divulguons-nous les RNP? » pour plus d’informations.

Veuillez noter que les renseignements personnels n’incluent pas les informations qui sont agrégées ou anonymisées de telle sorte qu’elles ne peuvent être reliées à vous ou à tout autre utilisateur. Ces informations, en elles-mêmes ou ensemble, ne peuvent être reliées aux renseignements personnels d’une personne spécifique.

IV. COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

À Circular Materials, nous recueillons des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• répondre à vos demandes d’informations sur notre organisme et nos produits et services;
• communiquer avec vous pour répondre à vos demandes et questions;
• vous recommander ou vous proposer d’autres produits et services en fonction de vos intérêts;
• communiquer avec vous concernant les problèmes de service; 
• protéger la sécurité ou l’intégrité de notre site Web et de nos activités.

V. COMMENT COLLECTONS-NOUS, UTILISONS-NOUS ET DIVULGUONS-NOUS LES RNP?

Nous utilisons les RNP dans un effort continu pour mieux comprendre et servir nos clients et pour améliorer le contenu et la fonctionnalité de notre site.

Nous pouvons aussi utiliser des renseignements personnels, sur une base agrégée et anonymisée, à des fins de recherche pour améliorer notre site ou nos services. Ces renseignements agrégés et anonymisés n’identifient aucun individu et sont donc considérés et traités comme des RNP dans le cadre de la présente politique de confidentialité. Par exemple, à Circular Materials, nous utilisons les RNP pour surveiller le trafic sur le site et pour recueillir des données statistiques concernant l’utilisation de notre site.

Aucun RNP en soi, ou avec des renseignements personnels agrégés, ne peut être lié à une personne en particulier.

VI. CONSENTEMENT

À Circular Materials, nous respectons votre vie privée et, à moins que la loi ne l’exige, nous ne recueillerons pas, n’utiliserons pas et ne divulguerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement préalable. Votre consentement peut être explicite ou implicite. Vous pouvez donner expressément votre consentement par écrit, verbalement ou par tout moyen électronique. Dans certaines circonstances, votre consentement peut être implicite par vos actions. Par exemple, le fait de nous fournir des renseignements personnels durant votre inscription constitue un consentement implicite à l’utilisation de ces renseignements pour vous fournir les services.

Le cas échéant, nous demanderons généralement le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des informations au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement concernant l’utilisation ou la divulgation peut être demandé après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (p. ex., lorsque nous voulons utiliser les renseignements dans un but autre que ceux précisés ci-dessus). En obtenant le consentement, nous nous efforcerons de nous assurer qu’un utilisateur est informé du type d’utilisation ou de divulgation de ses renseignements.

La forme du consentement demandé peut varier, selon les circonstances et le type d’informations divulguées. Pour déterminer la forme appropriée de consentement, nous devons tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de nos utilisateurs. Nous demanderons un consentement explicite lorsque l’information est susceptible d’être considérée comme sensible. Le consentement implicite sera généralement approprié lorsque les renseignements sont moins sensibles.

Vous pouvez annuler votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Pour annuler votre consentement, vous devez nous en informer par écrit.

VII. LIMITES SUR L’UTILISATION, LA DIVULGATION ET LA CONSERVATION

Comme nous l’avons susmentionné, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à autrui, sauf dans les cas prévus par la présente politique de protection de la vie privée.

Seuls nos employés, agents, contractants et prestataires de services (ainsi que nos employés et contractants) ayant un besoin professionnel de connaître, ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, sont autorisés à accéder aux renseignements personnels vous concernant.  Tous ces employés et sous-traitants seront tenus, comme condition d’emploi, de respecter contractuellement la confidentialité des renseignements personnels de nos utilisateurs.

Nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés ou que la loi l’exige. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs définis seront détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos directives et procédures.

À Circular Materials, nous ne divulguerons des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement seulement si nous recevons une ordonnance, une citation à comparaître, un mandat ou toute autre exigence légale émise par une cour, un tribunal, un organisme de réglementation ou toute autre personne ayant compétence pour exiger la divulgation de vos renseignements personnels. Si nous recevons une demande écrite d’un officier de police ou d’un autre organisme d’application de la loi ayant l’autorité de demander l’accès à vos renseignements personnels dans le cadre d’une enquête réelle ou potentielle sur une violation de la loi, notre politique est de fournir les informations demandées.

VIII. TÉMOINS ET REFUS

Afin d’améliorer notre site Web, nous utiliserons de petits fichiers communément appelés des « témoins ». Un témoin est une petite quantité de données, qui comprend souvent un identifiant unique, envoyé à votre ordinateur ou à votre téléphone mobile (votre « appareil ») depuis le site et stocké sur le navigateur ou le disque dur de votre appareil. Les témoins sont utilisés pour analyser les tendances, administrer le site, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et recueillir des informations démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Nous pouvons produire des rapports basés sur l’utilisation de ces technologies sur une base agrégée.

Les témoins que nous utilisons sur le site Web ne collectent pas d’informations permettant de vous identifier personnellement et nous ne divulguons pas à des tiers les informations stockées dans les témoins que nous plaçons sur votre appareil. Nous utilisons des témoins pour les raisons suivantes :

• améliorer l’expérience des utilisateurs;
• identifier les utilisateurs enregistrés;
• suivre et analyser les performances, le fonctionnement et l’efficacité du site; 
• assurer la sécurité du site.

Vous pouvez désactiver les témoins directement dans votre navigateur. Vous trouverez de plus amples renseignements sur www.AboutCookies.org. Si vous refusez les témoins, vous pouvez toujours utiliser le site, mais votre capacité à utiliser certaines fonctions ou zones peut être limitée.

IX. COMMENT ACCÉDER À MES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Sur demande, nous vous fournirons des informations concernant l’existence, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels et vous aurez accès à ces informations. Nous répondrons à une telle demande dans un délai raisonnable et à un coût minimal ou sans frais pour le demandeur. Une personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations et les faire modifier le cas échéant.

REMARQUE : Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous donner accès à tous les renseignements personnels que nous avons. Les exceptions peuvent inclure les informations dont le coût de fourniture est prohibitif, les informations qui contiennent des références à d’autres personnes, les informations qui ne peuvent être divulguées pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, ou les informations qui font l’objet d’un privilège avocat-client ou d’un privilège de litige. Nous fournirons les raisons du refus d’accès sur demande.

X. PRÉCAUTIONS

Nous avons mis en place des mesures administratives, techniques et physiques pour protéger vos renseignements personnels contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé des renseignements personnels. Il s’agit notamment des points suivants :

• Utiliser les contrôles d’accès et les contrôles de pare-feu des serveurs informatiques;
• Limiter l’accès des employés aux renseignements personnels et leur utilisation par l’utilisation de mots de passe et de niveaux d’autorisation gradués;
• Utiliser des pseudonymes et du cryptage, le cas échéant;
• Utiliser des mesures visant à garantir en permanence la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de ses systèmes et services; 
• Mettre en place un processus permettant de tester, d’apprécier et d’évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité du traitement des renseignements personnels.

Nous prenons des précautions contre d’éventuelles violations de nos systèmes de sécurité, mais aucune organisation ne peut éliminer totalement les risques d’accès non autorisé à vos renseignements personnels et aucun site Web n’est totalement sûr. Nous ne pouvons pas garantir qu’un accès non autorisé, un piratage, une perte de données ou une violation de nos systèmes de sécurité ne se produiront jamais. Par conséquent, vous ne devez pas nous transmettre de renseignements personnels en utilisant notre site si vous considérez que ces informations sont sensibles.

XI. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS; MISE EN CAUSE DE LA CONFORMITÉ

Une personne peut poser des questions ou exprimer ses inquiétudes concernant la conformité à la présente politique de protection de la vie privée à notre responsable de la protection de la vie privée.

Nous gardons des procédures en place pour répondre à toutes les demandes ou plaintes concernant notre traitement des renseignements personnels. Nous enquêterons sur toutes les plaintes. Toutes les demandes ou plaintes concernant notre traitement des renseignements personnels ou le respect de la présente politique de protection de la vie privée ou de la LPRPDE doivent être adressées à notre responsable de la protection de la vie privée.

Nous répondrons à toutes ces demandes ou plaintes dans les 14 jours ouvrables suivant leur réception. Nous ferons tous les efforts raisonnables pour résoudre ces plaintes dans les 30 jours suivant la réception de la plainte initiale. Si nous estimons qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de nos politiques et procédures.

Pour plus d’informations, veuillez contacter notre bureau de la protection de la vie privée :

Courriel : info@circularmaterials.ca

Poste :

Circular Materials
Privacy Officer
800-1881 Yonge Street
Toronto, ON
M4S 3C4

XII. STOCKAGE À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

Vos renseignements personnels peuvent être utilisés ou stockés par nous ou nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada. Nous exigeons que nos prestataires de services protègent vos renseignements personnels. Toutefois, si vos renseignements personnels sont utilisés ou stockés à l’extérieur du Canada, ils seront également soumis aux lois du pays dans lequel ils sont utilisés ou stockés.

XIII. ENFANTS ET MINEURS

Le site n’est pas destiné aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne recueillerons pas sciemment de renseignements personnels sur un enfant de moins de 18 ans. Nous n’autoriserons pas les mineurs (personnes n’ayant pas atteint l’âge de la majorité dans leur lieu de résidence) à utiliser les services fournis sur notre site Web.

XIV. GÉNÉRALITÉ

Nous avons le droit de modifier cette politique de protection de la vie privée de temps à autre, à notre entière discrétion et sans préavis, afin de clarifier nos pratiques et de refléter des pratiques de confidentialité nouvelles ou différentes, par exemple lorsque nous ajoutons de nouveaux services, de nouvelles fonctionnalités ou de nouvelles caractéristiques au site Web. Toute modification de ce type sera publiée sur le site et entrera en vigueur à la date de sa publication. Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons par courriel (à l’adresse associée à votre compte, le cas échéant). Vous pouvez déterminer la date de la dernière révision de cette politique en vous référant à la date de la version indiquée ci-dessus.